O Office 365 é uma ferramenta extremamente útil para todas as empresas, independentemente do porte. Se você está à procura de uma maneira de simplificar processos e alcançar mais produtividade, essa ferramenta é a solução.
Não tem como negar: atualmente, todas as empresas precisam lidar com várias tecnologias durante suas tarefas diárias. Seja para lançar valores em uma planilha ou para editar um contrato com um fornecedor, você provavelmente já deve ter feito uso de programas como o Excel ou o Microsoft Word.
No entanto, para otimizar o uso desses programas e agilizar as demandas do seu negócio, existe uma solução ainda mais eficaz: o Office 365 para empresas.
O pacote Office 365 apresenta uma série de recursos que elevam a produtividade da sua empresa. A seguir, você entenderá os motivos.
O que é o Office 365?
O Office 365 é um serviço de assinatura mensal da Microsoft que contém todos os programas já conhecidos do tradicional pacote Office, como Word, Excel, Teams e PowerPoint.
Ao longo do tempo, os softwares da Microsoft Office passaram por várias atualizações. Se antes eles eram comprados em formato de CD para a instalação ser feita no computador, hoje em dia é possível fazer a implementação apenas com o uso da internet, adquirindo o pacote pelo site oficial da Microsoft.
No portal da companhia, existem diversos pacotes de assinatura. O mais completo e mais vantajoso é o Office 365 para empresas, que tem todos os recursos que uma organização precisa.
A principal vantagem do Office 365 é que, em comparação às versões anteriores, essa versão é completamente online. Isso significa que você acessa todos os recursos do pacote Office pela internet, pois os documentos são armazenados em nuvem.
Além disso, os serviços de chamada de vídeo, hospedagem de e-mail e edição de documentos também ficam na nuvem, sem a necessidade de instalação de vários programas.
Evidentemente, essa não é a única vantagem do Office para empresas. Existem muitas outras funcionalidades que você pode aproveitar!
Benefícios do Office 365 para empresas
Acesso de qualquer dispositivo
Por ter todos os programas armazenados na nuvem, o Office para empresas permite que a sua equipe acesse todos os arquivos de qualquer dispositivo, inclusive tablets e celulares. Essa facilidade é uma das mais importantes para uma organização, pois não é preciso instalar a licença do pacote Office em diversas máquinas.
Desse modo, basta assinar um plano mensal, disponibilizar os logins para o time e utilizar todas as funcionalidades do pacote.
Novas aplicações
A versão 365 do Office oferece uma vasta gama de programas e funcionalidades muito úteis para a sua empresa. Além do seu negócio usufruir de todos os aplicativos do Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook e Publisher), o seu time também tem acesso a outras funcionalidades. São elas:
- Microsoft Teams: plataforma voltada para reuniões online e videoconferências;
- OneDrive for Business: sistema de armazenamento em nuvem para empresas que oferece capacidade a partir de 1TB;
- SharePoint: plataforma de criação de sites totalmente personalizáveis;
- Exchange Online: que é um serviço de e-mail corporativo da Microsoft.
Facilidade de comunicação
O Microsoft Teams é uma ótima ferramenta para agilizar a comunicação entre funcionários, pois conta com chat, compartilhamento de desktops e, obviamente, as videochamadas para reuniões com equipes remotas.
Mas, além disso, com o compartilhamento de informações pela nuvem, o software da Microsoft Office facilita a comunicação e resulta em uma interação altamente eficiente.
Armazenamento online e seguro
O Office 365 para empresas disponibiliza, para cada usuário, 1TB de armazenamento em nuvem no OneDrive. Esse espaço é o suficiente para armazenar mais de um milhão de documentos e arquivos de forma segura e acessível.
Sim, isso mesmo. É extremamente seguro, pois todos os dados salvos na nuvem possuem também backups em data centers, que seguem os mais altos padrões de cibersegurança. Portanto, todas as informações ficam protegidas de fraudes e ataques cibernéticos.
Economia de custos
Imagine só quanto você teria que gastar se contratasse diferentes ferramentas para atender às demandas da sua empresa. Ou então se você comprasse uma licença para cada computador que o seu negócio possui.
Com o Office 365 para empresas, sua empresa tem uma alta economia de custos, pois todas as aplicações que o seu time precisa estão inclusos no pacote. Além disso, existem vários planos de pacote Office para empresas. Portanto, é possível implementar um serviço que atende exatamente as necessidades da companhia.
Isso significa que o Office não precisa ser uma exclusividade das grandes corporações. As pequenas e médias empresas também podem se beneficiar desse serviço, pois existem várias versões disponíveis.
Vantagens do Office para empresas de pequeno e grande porte
Como dito acima, todos os portes de empresas podem ter suas operações otimizadas com o Office 365. Os negócios de pequeno porte, por exemplo, podem optar pelas seguintes versões:
- Microsoft 365 Business Basic: recomendado para empresas que já possuem a licença do Office e querem fazer uso dos serviços de nuvem do Microsoft 365, bem como de todas as ferramentas disponíveis online.
- Microsoft 365 Business Standard: é um upgrade do plano básico, com a diferença de que também é possível instalar todos os programas em sua área de trabalho.
- Microsoft 365 Business Premium: é a versão mais recomendada para a empresa com um time mais robusto, pois oferece funcionalidades voltadas para e-mail comercial, videoconferência, colaboração remota e recursos avançados de segurança.
Já a implementação do Office para empresas de grande porte pode ser feita pelos seguintes pacotes:
- Microsoft 365 E3: um plano que oferece ferramentas para gerenciamento de equipes e de projetos com eficiência, como formulários, agendas e listas de afazeres;
- Microsoft 365 E5: recomendado para quem possui muitas equipes remotas, pois além das funcionalidades do plano E3, essa versão também oferece recursos avançados de reuniões, compartilhamento de arquivos e análise de dados;
- Microsoft 365 F3: possui uma série de aplicativos voltados para a produtividade e para a organização diária, inclusive no contato com o cliente. Com vários serviços na nuvem é o ideal para elevar a qualidade do trabalho.
Esse é apenas um resumo das funcionalidades, pois os benefícios são infinitos e pensados de acordo com a sua disponibilidade de investimento.
Vale frisar que você não precisa atualizar os pacotes conforme surgem novas versões, pois a assinatura do Office 365 passa por atualizações constantes sem custos adicionais. Portanto, cada melhoria feita pela Microsoft é rapidamente disponibilizada para o seu negócio.
Como implementar o Office 365 na empresa?
Implementar o pacote Office no seu negócio não é um procedimento tão simples quanto parece. Para que não haja nenhum problema técnico na hora da instalação, o ideal é buscar a terceirização e o auxílio de uma empresa especializada, que ofereça suporte técnico.
Essa empresa irá enviar uma equipe de suporte em TI que entende tudo sobre o software a ser implementado. Além de instalar o Office 365, esses profissionais também realizam a configuração da sua rede e do sistema interno para que ele funcione com eficiência e sincronizado com todas as funcionalidades do pacote.
O profissional especializado também pode criar o login e configurar o acesso de todos os usuários de forma segura e ágil.
Enquanto isso, você também pode ir trabalhando em um planejamento para tirar o máximo proveito do Office. Aqui vão algumas dicas que valem a pena serem colocadas em prática:
- Mapeie os processos da empresa para identificar quais serão as principais ferramentas do Office que você irá utilizar;
- Faça um levantamento de todos os dispositivos que terão acesso ao software;
- Se houver dispositivos móveis, não se esqueça de configurar a sincronização e o acesso;
- Treine a sua equipe para que todos saibam como utilizar os serviços disponíveis no pacote.
Além disso, não se esqueça de estudar o quanto a empresa está disposta a investir. Como a Microsoft fornece vários planos de assinatura, é importante que você estude qual a melhor opção entre tantas para o seu negócio.
Uma dica final é: conte com a Brain Tecnologia!
Como você viu, ter profissionais qualificados para realizar a implementação do Office na empresa é essencial!
Com as melhores soluções para a sua demanda, a Brain Tecnologia está para aumentar a eficiência na área de TI. Nossa equipe é composta por profissionais qualificados nas mais diversas áreas de tecnologia e informação, sendo especializada na implementação do Office 365 para empresas.
Temos amplo conhecimento sobre o pacote Office, com consultoria e implementação do plano mais adequado às necessidades do seu negócio. Além da eficácia e produtividade na integração do software, também oferecemos um suporte de TI personalizado.
Não precisa procurar por outros parceiros. A Brain Tecnologia atende todo o território brasileiro com soluções essenciais na área de TI. Precisa de serviços de cloud e segurança, data center, locação de notebooks e uma infraestrutura eficiente de TI? Conte conosco!
Entre em contato com o nosso time e solicite o seu orçamento.
Se você gostou das nossas dicas, não se esqueça de acompanhar o nosso blog e visitar as nossas redes sociais: Facebook, Instagram e LinkedIn.
Até logo!