Você já parou para pensar em quão benéfica é uma infraestrutura de TI para eventos?
Entre todos os recursos utilizados em um evento, as soluções de TI (Tecnologia da Informação) precisam ser de qualidade. Afinal, o segmento de eventos é um dos mais importantes para a economia brasileira e, quanto mais ágeis e otimizadas as tarefas forem executadas, melhor para a organização.
A necessidade da tecnologia em um evento fica ainda mais evidente no cenário atual. Isso porque, depois de aproximadamente dois anos estagnado em virtude da pandemia, o segmento de eventos finalmente voltou à ativa.
Para atender às novas demandas desse setor e facilitar a realização das festividades, a tecnologia é uma ferramenta indispensável.
Entenda como são feitos os serviços de TI para eventos e como eles maximizam os seus resultados!
Soluções de TI para eventos: como funcionam?
Além dos eventos sociais, com cunho de celebração, também existem os acadêmicos, científicos, corporativos e educacionais, que promovem a cultura e a reflexão social.
Independentemente do tipo de evento, todos eles requerem uma boa infraestrutura de TI, seja na fase de divulgação ou durante sua realização.
Imagine só, por exemplo, como seria a divulgação do seu evento e a venda dos ingressos se não existissem sites e redes sociais para alcançar um público mais abrangente. Ou então como seria promover um simpósio sem computadores e projetores para apresentar as informações de forma clara e visual.
Ou ainda, como seria realizar uma festa de fim de ano para os seus funcionários sem internet, roteadores e computadores para acesso às melhores playlists.
Todas essas facilidades são acessíveis graças às inovações tecnológicas. Essas tecnologias não só promovem uma melhor experiência nos eventos, como também automatizam uma série de tarefas.
Afinal, com o uso dos equipamentos certos, diversos trabalhos que antes seriam manuais agora podem ser rapidamente programados. Um exemplo disso é o jogo de luzes, ou então a lista de slides que serão apresentados no evento. Mas, além disso, também é possível contar com suporte de TI, tendo profissionais capacitados para lidar com os aparelhos sem complicações.
Quais as principais tecnologias para a organização de eventos?
As inovações tecnológicas são importantes aliadas para os mais diversos setores. Como você pode ver no tópico anterior, elas também são indispensáveis nos eventos.
Para que você realize uma ação memorável e promova uma ótima experiência tanto para os convidados quanto para sua equipe, aqui vai uma lista de equipamentos de TI que não podem faltar no seu evento:
- Notebooks e computadores: esses são itens indispensáveis para repassar informações ao público e realizar o cadastro e venda dos ingressos. Além disso, durante o evento, são os equipamentos utilizados para a organização e transmissão de recursos audiovisuais, como músicas, vídeos, slides, entre outras opções.
- Tablets: funcionam muito bem no controle de entrada dos visitantes, realizando a checagem de nomes na lista. Em caso de assinatura na entrada, é uma forma ágil de preencher dados e um guia sobre as principais atrações.
- Modems e roteadores: acessórios essenciais para assegurar que a conexão com a internet ocorra sem falhas. Os aparelhos precisam ser certificados e fornecidos por uma empresa de confiança, para garantir a conectividade e a segurança no fluxo de informação.
- Cabeamento de rede: o cabeamento estruturado é uma solução muito importante para manter a segurança dos cabos de rede da internet do seu evento.
No entanto, a aquisição dessas tecnologias apenas para a realização de um evento pode representar custos exacerbados. Principalmente para confraternizações e cerimônias de grande porte, o valor da aquisição dessa infraestrutura é muito alto. Consequentemente, a quantia destinada para esses aparelhos deixa de ser utilizada em outros investimentos, como a decoração ou o buffet.
Por isso, a locação é a forma de contratação mais vantajosa nessas ocasiões.
Locação de tecnologia para eventos
A locação de computadores e demais equipamentos de TI é como um serviço de terceirização da infraestrutura. Isso significa que a sua empresa não precisa gastar com a aquisição de novos equipamentos, precisando apenas entrar em contato com uma empresa que preste o serviço de locação.
Com isso, a prestadora do serviço oferece um pacote de locação sob medida, conforme as demandas do seu evento.
A locação é benéfica para qualquer tipo de evento, pois permite o uso de tecnologias atualizadas e suporte especializado a todo momento. Além de que, é claro, alugar infraestruturas de TI para eventos é muito mais econômico do que comprá-las.
Apesar dessa opção de serviço ser vantajosa, existem alguns pontos que você precisa se atentar. O primeiro deles é a qualidade dos dispositivos, que devem possuir garantia e certificado.
O segundo ponto é ainda mais importante, pois se trata das soluções adicionais, como a prestação de suporte para instalação, uso e manutenção dos aparelhos.
Dessa forma, você conta com o apoio de profissionais capacitados durante toda a realização do evento. A empresa parceira, além de fornecer a infraestrutura de TI, também cuida de todos os equipamentos, garantindo a eficiência do funcionamento e a certeza de que você não enfrentará problemas ao longo da cerimônia.
Fica a dica: apesar dessas soluções serem muito importantes para o sucesso dos eventos presenciais, o serviço de TI não é uma exclusividade deles. Essas mesmas tecnologias são aplicáveis aos eventos híbridos e online, como workshops, palestras, treinamentos e solenidades.
Portanto, essa é uma maneira muito interessante de se conectar com mais pessoas, captar clientes e transmitir a sua mensagem ao máximo de pessoas, com a melhor infraestrutura.
Saiba como ter essas tecnologias no seu evento
A Brain Tecnologia está aqui para te ajudar a utilizar a tecnologia a favor da realização do seu evento. Fornecemos equipamentos, suporte e infraestrutura tecnológica para eventos em todo o território brasileiro.
Temos a melhor solução para a estruturação e acompanhamento de eventos: o Outsourcing de TI. Por meio desse serviço, que funciona como a terceirização da gestão de TI, você conta com a melhor equipe e estrutura para alcançar a qualidade que espera e merece.
Este serviço é ideal para que você não desperdice recursos e esforços em equipamentos e atividades que não são o seu core business. Deixe que nós cuidemos dos serviços de TI para que você foque no que importa: o sucesso do evento!
Além do outsourcing e dos suporte de TI para eventos, também podemos proporcionar agilidade e qualidade para o seu negócio através de diferenciais como: locação de notebooks, Office 365, data center e consultoria.
Entre em contato com o nosso time e conte com diversas soluções ágeis e eficazes na área de TI. Aproveite seu tempo de leitura para conferir mais conteúdos em nosso blog e nas nossas redes sociais: Facebook, Instagram e LinkedIn.
Até a próxima!